الدورة المستندية وأنواعها؟

الدورة المستندية من اهم الأسس في المحاسبة المالية، لأنها المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية

فهي مسئولة عن تسجيل كافة البيانات المحاسبية والتي تعتمد عليها القوائم المالية والمبيعات وقيمة الضرائب وصافي الربح.

ما هي الدورة المستندية؟

هي الخريطة التي توضح حركة المستندات داخل الشركة، أي أنها تمثل خط السير المرسوم للمستند المحاسبي

والتي تبدأ بتسجيل كل عملية مالية تتم بشكل يومي في هيئة قيد محاسبي، مروراً بإثباتها بالقوائم المالية مثل

قائمة المركز المالي و قائمة الدخل، وهي تختلف باختلاف العمليات التي تكون الشركة طرفا فيها، سواء حدثت

هذه العمليات داخل الشركة أو خارجها، وسواء كانت هذه المستندات يتم إصدارها داخليا بمعرفة الإدارة،

أو خارجيا من الأطراف التي تتعامل معها الشركة.

أهمية الدورة المستندية؟

تكمن أهميتها في ضرورة تحري الدقة في قيود العمليات المالية داخل الشركة حتى لا يكون هناك خلل في بناء

هذه المستندات، و هناك العديد من الأهداف التي يمكن أن تحققها ، و يمكن تلخيصها في عدد من النقاط:

• تحديد مجموعة من المهام المطلوب تنفيذها من قبل الإدارة، لأنها تساعد في تقسيم الوظائف بين الإدارات وتحديد مسئولية كل إدارة.
• توفر بيانات موضوعية موثقة ومعترف بها من الجهات الحكومية، فعلى سبيل المثال فإن الدورة المستندية
  تقدم وثائق يعتد بها عند إعداد إقرار الضرائب العامة.
• مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة التي تكون في صالح المؤسسة وذلك بناء على معلومات دقيقة
  لأنها عنصر أساسي في تحديد أرباح وضرائب الشركة.
• تستخدم في الرقابة على جميع الأعمال الإدارية والمالية، فمثلا المراجع الداخلي الذي يراقب الحسابات
  لكي يقوم بمهامه، فإنه يحتاج الي وجود مستندات ضمن دورة مستندية سليمة، معترف بها.
• إذا كانت العمليات المالية للشركة غير مدعمة بالمستندات ففي الغالب لا يتم الاعتراف بها بين الأفراد
  أو الشركات أو حتى من الناحية القانونية، فالمستندات هي الحجة والدليل على حدوث العمليات المالية.
• تزيد من الترابط والتواصل بين أقسام وادارات الشركة، و تسهل الوصول إلى المستندات المحاسبية
  بين الأقسام داخل الشركة.

أقسام الدورة المستندية؟

الدورة المستندية تحتوي على عدة أقسام لابد من التعرف إليهم للمساعدة في تنفيذ دورة مستندية صحيحة

وهذه الاقسام:

• المقبوضات النقدية: وهي عبارة عن التدفقات النقدية التي يتم تحصيلها من أنشطة الشركة سواء التشغيلية
  أو الاستثمارية أو التمويلية.
• المشتريات النقدية: وهي مشتريات الشركة والتي قامت بسدادها نقدا في تاريخ الشراء.
• المصروفات النقدية: تشمل جميع ما تم صرفه حتى تستطيع الشركة معرفة رأس المال بدقة وتحديد الأرباح والخسائر.
• المبيعات الآجلة: وهي المبيعات التي لا يتم سدادها بشكل فوري ولكن يتم سدادها على مجموعة من الأقساط المجدولة.
• المشتريات الآجلة: وتمثل المشتريات الخاصة بالشركة وتم الاتفاق مع الموردين على تسديد قيمتها في تاريخ مؤجل
  او على شكل مجموعة من الأقساط المجدولة.
• المستودعات: وتشمل إدارة ومراقبة حركة المخزون، من خلال مراقبة الموجود في المخازن، ومطابقة ماهو
  موجود في المخازن بشكل فعلي مع المثبت في البيانات المقدمة للشركة.
• القيود المحاسبية: وهي القيود اليومية كقيد المرتبات، وقيد الهالك السنوي، وقيود الحسابات الختامية.

مراحل الدورة المستندية؟

من الممكن تلخيص مراحل الدورة المستندية في عدد من النقاط:

• استلام طلب الشراء من مسؤول المستودع ، الذي يكون مسئول عن تحديد ما إذا كانت المنتجات متوفرة
  في المخازن ام لا، و يقوم كذلك بتحديد بنود وكميات المطلوب من المنتجات للشراء.
• ارسال طلبات عروض أسعار الموردين
• تلقي عروض الأسعار من الموردين ومقارنتها بحيث يمكن تحديد أفضلها
• إصدار أمر الشراء للمورد
• إذن استلام للبضائع من متاجر المورد
• إنشاء فاتورة شراء
• إنشاء إذن لإضافة البضاعة إلى متاجر الشركة بعد شحنها من متاجر المورد وأخيراً عملية صرف هذه البضائع
  من مخازن الشركة إلى فروعها ومواقعها ونقاط بيعها

أنواع الدورة المستندية؟

هناك ثلاث أنواع رئيسية للدورة المستندية و التي تمثل أساس العمليات المالية في الشركة وهي المخازن

و المبيعات و المشتريات ، و يمكن بيان ذلك بالآتي:

الدورة المستندية للمخازن:

هي الدورة المسئولة عن الخطوات والإجراءات التي تهدف إلى التأكد من أن جميع البيانات المتعلقة

بتداول البضائع في المخازن تتم بشكل صحيح، من خلال مجموعة المستندات والوثائق التي تسجل

عمليات البيع والشراء، مثل: أمر الشراء، والفحص. وسجل الاستلام، وأذون الصرف والاستلام،

بالإضافة إلى التأكد من  المستندات الخاصة بأي عملية من عمليات استيراد وتصدير المواد  خلال الفترة المحاسبية

و بيتم تسجيل العمليات المتعلقة بالمخازن بانتظام، على أساس يومي إذا لزم الأمر، لأهمية أعمال التحقق و الرقابة للمخازن داخل الشركة.

الدورة المستندية للمشتريات:

تأتي مهام الدورة المستندية للمشتريات بعد الدورة الخاصة للمخازن حيث أنها تقرر ما إذا كانت الشركة

بحاجة لشراء أي شيء من عدمه، و تعتبر أداة تقوم بجرد وتوثيق كافة عمليات الشراء التي تقوم بها الشركة

والتي تبدأ باستلام طلب لشراء من المورد والذي يقوم بدوره بعرض السعر الخاص به، لتقوم الشركة بإصدار

أمر الشراء ثم فاتورة بقيمة المشتريات صادرة من المورد ثم اشعار عند استلام البضاعة منه وأخيرا آذن

الصرف الذي تصدره الشركة للمورد، و بطبيعة الحال يقع على عاتق المحاسب مسؤولية التأكد من أن

جميع هذه المستندات المتعلقة بدورة الشراء سليمة و صحيحة تماما.

و تنقسم مشتريات الشركة بدورها الي مشتريات نمطية و هي المشتريات التي كانت الشركة معتادة على

شرائها بشكل دوري، والمشتريات غير النمطية و هي المنتجات التي يبدو أنها بحاجة إلى الشراء دون

تخطيط مسبق، و في هذه الحالة تبدأ دورة مستندية جديدة فورًا لسد نواقص الشركة، وتضاف قيمة

المشتريات إلى المصاريف الأخرى.

الدورة المستندية للمبيعات:

الدورة المستندية للمبيعات هي التي تعني بمتابعة عمليات البيع داخل الشركة خلال الفترة المالية

وتختلف الدورة المستندية للمبيعات من شركة إلى أخرى سواء كانت صغيرة او كبيرة او متوسطة،

وتتضمن الدورة المستندية للمبيعات عروض الأسعار المقدمة إلى العملاء، ومناقشة حاجتهم

ومتطلباتهم للحصول على المنتج المقدّم من الشركة.

 و يتولى المحاسب المسئول عن تحرير وإعداد المستندات ذات الصلة بدورة المبيعات والتي تشمل الفواتير

أمر التوريد، وفاتورة المبيعات، وإذن تبادل البضائع و هكذا.  ومن باب التوثيق يحتفظ كلا من العميل والشركة بنسخة من المستندات.

و هناك أنواع أخرى من الدورات المستندية و الخاصة بأنواع معنية من الأنشطة مثل الدورة المستندية للمطاعم،

والتي تعتمد بشكل مباشر على الدورة المستندية للمشتريات والدورة المستندية للمخازن.

و الدورة المستندية للمطاعم لا تحتوي على هيكل او خطوات مغايرة للدورة المستندية التي سبق شرحها

سواء للمخازن او المشتريات، و ان كان إعداد الدورة المستندية للمطاعم لابد أن يتم بدقة بالغة نظرا

لحساسية الخدمة المقدمة و هي الاغذية و المشروبات و التي تكون ذات طبيعة سريعة التلف او تملك

تواريخ محددة لانتهاء الصلاحية.

ما الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية؟

في البداية لابد أن نعي أن الدورة المستندية هي إحدى خطوات الدورة المحاسبية و أولى خطواتها

فالدورة المحاسبية هي كافة العمليات المحاسبية و التي تشمل تلخيصاً لكل سياسات وإجراءات العمليات المالية

والتي تتم خلال الفترة المحاسبية بدءًا من تسجيل قيود اليومية وإعداد دفتر الأستاذ وقيود التسوية وميزان المراجعة

إلى إنشاء القوائم المالية وقيود الإقفال وميزان المراجعة بعد الإقفال.

أما الدورة المستندية، فهي المصدر الأساسي لتسجيل العمليات المالية، أي تمثل الأدوات المستخدمة لإتمام الدورة المحاسبية.

حيث أن كل عمليات الدورة المحاسبية يتم توثيقها وتسجيلها عن طريق الدورة المستندية.

ولاحظ أن الدورة المحاسبية هي عملية ثابتة لكل شركة لا تتغير مراحلها، بينما الدورة  يمكن أن تتغير باختلاف حجم وطبيعة كل شركة

لماذ تحتاج شركتك لأونكس لإعداد الدورة المستندية؟

في الفترة الأخيرة تعتمد الشركات بشكل أساسي على برامج  ERP في تنفيذ الدورة المستندية،

حيث أن برامج ERP توفر العديد من الحلول و المزايا للشركات في الربط بين الوحدات والبرامج داخل الشركة مع

الحسابات العامة لتسهيل إصدار أوامر الشراء وفواتير البيع ومتابعة أرصدة المخزون بطريقة آلية وسريعة.

و من أفضل برامج ERP في مصر والوطن العربي هو أونكس من Ultimate Solutions، و الذي سيساهم بشكل كبير في تطوير أداء مهام و وظائف شركتك، و على رأسها إعداد الدورة المستندية للأنشطة الرئيسية للشركة، فنظام الاعتمادات المستندية من أونكس سيوفر

عليك الوقت و الجهد في إعداد الدورة المستندية و بأعلى كفاءة مطلوبة.

نظام الاعتمادات المستندية بأونكس:

هو نظام يكسر حاجز الوقت في حساب تكلفة الوحدة المحددة من البضاعة المستهدفة بتحليل تكاليفها من المصدر وحتى مخازن المنشأة.

من أهم وظائفه:

• تسجيل بيانات الاعتمادات المختلفة وربطها بحساب الاعتماد ومصاريفه.
• تهيئة أنواع تكاليف الاعتمادات، مثل: (FOB – CIF – CF) ومرونة ترميز المصاريف الإضافية واستيعابها.
• إثبات توزيع مبالغ مصاريف الاعتماد بعدة طرق حسب رغبة المنشأة.
• التعامل مع الكمبيالات المرتبطة بالاعتمادات ومتابعة استحقاقها.

من أهم مميزاته:

• متابعة المشتريات الخارجية بكل أنواعها وتسجيل مصاريفها.
• إمكانية استخدام اعتماد متعدد الدفعات.
• تحليل تكايف المشتريات وتحميل الأصناف النسب العادلة من المصروفات.
• سرعة تتبع بيانات الاعتماد والطلبية وشحنها وحركتها ووصولها.
• الحصول على تقارير إجمالية وتفصيلية متنوعة للاعتماد وتكاليف الأصناف.

و نظام الاعتمادات المستندية يتعلق بالإثبات المالي لقيمة الاعتماد ومصاريفه وإقفاله

وكل ذلك يتم في نظام الحسابات والمخازن ضمن مجموعة أنظمة أونكس  ERP.

كما أن أونكس به إدارة للرقابة على كل عمليات الانظمة في المنشأة وتعدد مستويات اعتماد

طلبات الوثائق لتطبيق إجراءات الدورة المستندية المتبعة.

و يتولى إدارة المخــازن في أونكس التعرف على الأصناف والمجموعات المخزنية كما توفر

الدورة المستندية لنظام المخزون وتقاريرها التفصيلية الكفاءة العالية في استثمار وادارة المخزون والحماية من المخاطر المتوقعة.